Organizzare l’ufficio: ecco i consigli per creare ordine ed essere più produttivi
Scopri consigli pratici per organizzare il tuo ufficio, creare un ambiente ordinato e aumentare la produttività grazie a strategie efficaci di gestione dello spazio.
Organizzare l’ufficio: ecco i consigli per creare ordine ed essere più produttivi
Quante volte ti è capitato a lavoro di pronunciare la frase “Prendo la pratica e sono subito da lei”, dopo la quale hai però pensato “Ma dove ho messo la pratica?”.
Organizzare l’ufficio in modo da renderlo il più funzionale possibile permette di ottimizzare il tempo, rendendoci in tal modo più produttivi e consentendoci di svolgere le nostre attività quotidiane più velocemente e serenamente.
Cerchiamo di capire allora come organizzare l’ufficio per renderlo il più ordinato possibile e per migliorare la qualità dell’ambiente lavorativo.
Ottimizzare lo spazio
Il primo consiglio è quello di generare degli spazi ben definiti, in modo da sfruttare al meglio quello a disposizione e trovare tutto quello di cui si ha bisogno a seconda dell’esigenza.
La stampante e i relativi fogli per la macchina, ad esempio, dovranno essere posizionati in un angolo a loro dedicato, così che, ogni volta che si dovrà stampare qualcosa, si sarà certi di avere tutto a portata di mano. Una soluzione simile, inoltre, permetterà di lasciare più libero il passaggio e di riservare maggiore spazio alle postazioni di lavoro.
Anche l’utilizzo delle scaffalature può essere di grande aiuto per organizzare l’ufficio. Queste, infatti, permettono di ottimizzare lo spazio in altezza e di raggruppare i diversi faldoni, magari suddividendoli per anno o ordinandoli alfabeticamente, rendendo la loro consultazione più semplice.
Un’apposita area relax dovrà poi essere dedicata ai momenti di pausa, così da potersi concedere qualche minuto di distrazione senza disturbare l’operato di chi sta lavorando.
Ordinare la scrivania per una postazione efficiente
Suddividere la scrivania in specifiche aree permette di avere una postazione di lavoro ben organizzata, così come l’utilizzo di cartelline ed altri strumenti consente di mantenerla in ordine. Per organizzare l’ufficio nel migliore dei modi, quindi, sarà importante anche concentrarsi su questi aspetti. La scrivania dovrà essere organizzata cercando di dedicare una parte di questa al computer ed una agli immancabili elementi di cancelleria, come blocchi per appunti e portapenne.
Avere a disposizione block notes e planning come quelli personalizzabili disponibili su DoctaPrint, darà difatti la possibilità di appuntarsi facilmente il contatto del cliente che ha appena chiamato per ricevere un preventivo, oppure di avere sempre sotto controllo gli impegni previsti per la giornata e di aggiungerne di nuovi per quella seguente.
Per mantenere ordinata la scrivania, poi, si potranno usare anche delle cartelline in cui raccogliere tutti i documenti che vengono utilizzati quotidianamente, senza correre il rischio di perderli e non ritrovarli nel momento di massima urgenza. Anche in questo caso, DoctaPrint fornisce la possibilità di stampare cartelline personalizzate.
Cassettiere e classificatori per riporre tutto in modo ordinato
Dotare ogni postazione di una cassettiera permetterà di eliminare il superfluo dalle scrivanie, il tutto a vantaggio dell’ordine e della pulizia. In questo modo la postazione sarà più fruibile per chi vi lavora, ma risulterà anche più piacevole e professionale alla vista di un cliente o di un fornitore in visita. Adottare l’uso dei classificatori, invece, è una comoda scelta per riporre le varie pratiche avendo però al contempo la sicurezza di ritrovarle con facilità.
Organizzare un ufficio correttamente, però, non vuol dire soltanto prestare attenzione all’ordine, poiché uno sforzo dev’essere rivolto anche alla qualità dell’ambiente lavorativo.
Le postazioni dovranno pertanto essere poste in luoghi ben illuminati e dovranno essere dotate di apposite lampade da scrivania. Un’attenzione particolare, infine, deve essere riservata anche alla collocazione del raccoglitore dei toner esauriti, che dovrà essere riposto lontano dalle postazioni per non esporre i lavoratori all’inalazione delle polveri rilasciate.
Quante volte ti è capitato a lavoro di pronunciare la frase “Prendo la pratica e sono subito da lei”, dopo la quale hai però pensato “Ma dove ho messo la pratica?”.
Organizzare l’ufficio in modo da renderlo il più funzionale possibile permette di ottimizzare il tempo, rendendoci in tal modo più produttivi e consentendoci di svolgere le nostre attività quotidiane più velocemente e serenamente.
Cerchiamo di capire allora come organizzare l’ufficio per renderlo il più ordinato possibile e per migliorare la qualità dell’ambiente lavorativo.
Ottimizzare lo spazio
Il primo consiglio è quello di generare degli spazi ben definiti, in modo da sfruttare al meglio quello a disposizione e trovare tutto quello di cui si ha bisogno a seconda dell’esigenza.
La stampante e i relativi fogli per la macchina, ad esempio, dovranno essere posizionati in un angolo a loro dedicato, così che, ogni volta che si dovrà stampare qualcosa, si sarà certi di avere tutto a portata di mano. Una soluzione simile, inoltre, permetterà di lasciare più libero il passaggio e di riservare maggiore spazio alle postazioni di lavoro.
Anche l’utilizzo delle scaffalature può essere di grande aiuto per organizzare l’ufficio. Queste, infatti, permettono di ottimizzare lo spazio in altezza e di raggruppare i diversi faldoni, magari suddividendoli per anno o ordinandoli alfabeticamente, rendendo la loro consultazione più semplice.
Un’apposita area relax dovrà poi essere dedicata ai momenti di pausa, così da potersi concedere qualche minuto di distrazione senza disturbare l’operato di chi sta lavorando.
Ordinare la scrivania per una postazione efficiente
Suddividere la scrivania in specifiche aree permette di avere una postazione di lavoro ben organizzata, così come l’utilizzo di cartelline ed altri strumenti consente di mantenerla in ordine. Per organizzare l’ufficio nel migliore dei modi, quindi, sarà importante anche concentrarsi su questi aspetti. La scrivania dovrà essere organizzata cercando di dedicare una parte di questa al computer ed una agli immancabili elementi di cancelleria, come blocchi per appunti e portapenne.
Avere a disposizione block notes e planning come quelli personalizzabili disponibili su DoctaPrint, darà difatti la possibilità di appuntarsi facilmente il contatto del cliente che ha appena chiamato per ricevere un preventivo, oppure di avere sempre sotto controllo gli impegni previsti per la giornata e di aggiungerne di nuovi per quella seguente.
Per mantenere ordinata la scrivania, poi, si potranno usare anche delle cartelline in cui raccogliere tutti i documenti che vengono utilizzati quotidianamente, senza correre il rischio di perderli e non ritrovarli nel momento di massima urgenza. Anche in questo caso, DoctaPrint fornisce la possibilità di stampare cartelline personalizzate.
Cassettiere e classificatori per riporre tutto in modo ordinato
Dotare ogni postazione di una cassettiera permetterà di eliminare il superfluo dalle scrivanie, il tutto a vantaggio dell’ordine e della pulizia. In questo modo la postazione sarà più fruibile per chi vi lavora, ma risulterà anche più piacevole e professionale alla vista di un cliente o di un fornitore in visita. Adottare l’uso dei classificatori, invece, è una comoda scelta per riporre le varie pratiche avendo però al contempo la sicurezza di ritrovarle con facilità.
Organizzare un ufficio correttamente, però, non vuol dire soltanto prestare attenzione all’ordine, poiché uno sforzo dev’essere rivolto anche alla qualità dell’ambiente lavorativo.
Le postazioni dovranno pertanto essere poste in luoghi ben illuminati e dovranno essere dotate di apposite lampade da scrivania. Un’attenzione particolare, infine, deve essere riservata anche alla collocazione del raccoglitore dei toner esauriti, che dovrà essere riposto lontano dalle postazioni per non esporre i lavoratori all’inalazione delle polveri rilasciate.